Eventbogor.com – Dalam dunia event, salah satu dokumen terpenting yang menentukan kelancaran acara adalah rundown. Rundown menjadi acuan bagi seluruh tim produksi, talent, panitia, hingga klien untuk memastikan setiap kegiatan berjalan tepat waktu. Artikel ini membahas secara lengkap mulai dari pengertian rundown, fungsi, hingga contoh format yang bisa langsung kamu gunakan.
Apa Itu Rundown Event?
Rundown event adalah daftar urutan kegiatan yang berisi waktu pelaksanaan, aktivitas, dan detail teknis dari sebuah acara. Rundown biasanya dibuat oleh event organizer (EO), project officer, atau tim produksi untuk memastikan berjalannya acara secara terstruktur dan profesional.
Rundown tidak hanya menampilkan waktu mulai dan selesai, tetapi juga mencakup detail seperti:
- Siapa pengisi acaranya
- Aktivitas yang dilakukan
- Durasi setiap sesi
- Cue untuk lighting, audio, dan visual
- Transition note (catatan pergantian sesi)
Fungsi Rundown dalam Event
Rundown memiliki peran yang sangat vital dalam keberhasilan sebuah event. Berikut beberapa fungsi utamanya:
1. Menjadi Acuan Utama Jalannya Acara
Semua orang yang terlibat, mulai dari MC, talent, teknisi, hingga klien, berpegangan pada rundown agar tidak terjadi miskomunikasi.
2. Memastikan Waktu Berjalan Sesuai Rencana
Rundown membantu tim mengatur ritme acara agar tidak molor, terlalu cepat, atau tidak sesuai durasi yang ditetapkan.
3. Mempermudah Koordinasi Tim Produksi
Bagian audio, lighting, multimedia, hingga panggung akan mengetahui kapan sebuah aksi atau cue harus dilakukan.
4. Menghindari Kesalahan Teknis
Dengan catatan detail pada setiap sesi, kesalahan teknis seperti audio terlambat, talent belum siap, atau visual belum muncul dapat diminimalkan.
5. Memberikan Gambaran Persiapan dan Eksekusi
Baik klien maupun EO dapat mengecek apakah alur acara sudah sesuai tujuan dan konsep yang ditetapkan.
Struktur Rundown Event
Setiap event memiliki format rundown yang berbeda. Namun secara umum, rundown terdiri dari elemen berikut:
- Time – jam mulai dan selesai
- Duration – durasi aktivitas
- Activity – nama kegiatan
- PIC – penanggung jawab sesi
- Cue – instruksi teknis (lighting/audio/visual)
- Notes – catatan pendukung
Contoh Rundown Event
Berikut contoh rundown event sederhana untuk acara seminar:
| Time | Duration | Activity | PIC | Cue |
|---|---|---|---|---|
| 08:00 – 08:30 | 30 min | Registrasi Peserta | FOH & Registration Team | Background music ON |
| 08:30 – 08:40 | 10 min | Pembukaan & Sambutan MC | MC | Spotlight ON, mic 1 ON |
| 08:40 – 09:20 | 40 min | Sesi Materi 1 | Speaker 1 | LED slide ON |
| 09:20 – 09:40 | 20 min | Coffee Break | Hospitality | Background music ON |
| 09:40 – 10:20 | 40 min | Sesi Materi 2 | Speaker 2 | LED slide ON |
Cara Membuat Rundown Event yang Profesional
1. Pahami Konsep dan Tujuan Acara
Rundown akan berbeda untuk konser, seminar, event brand activation, atau wedding. Mulailah dari tujuan acara.
2. Tentukan Durasi Setiap Sesi
Estimasi durasi yang realistis agar tidak terjadi penumpukan jadwal.
3. Koordinasi dengan Semua Pihak
MC, talent, teknisi, dan tim klien harus memberikan input sebelum rundown difinalkan.
4. Tambahkan Catatan Teknis (Cue)
Catatan inilah yang menjadi pembeda rundown biasa dengan rundown profesional.
5. Siapkan Revisi untuk Hari-H
Rundown biasanya mengalami update menjelang acara. Pastikan semua tim memegang versi terbaru.
Kesimpulan
Rundown event adalah alat penting untuk memastikan jalannya acara secara rapi, tertib, dan profesional. Dengan rundown yang baik, event dapat berjalan sesuai konsep dan meminimalkan risiko kesalahan teknis. Baik pemula maupun profesional event organizer wajib memahami cara membuat rundown yang benar.
